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如何策划一场展会

作者: 北京亚游官方网下载手机版日盛展览展示有限公司 时间:2019-09-11 15:48 来源:未知
摘要:一、先要做好办展前的预备工作。 需要了解主办方与此次展会涉及的单位与部门、展会是多大规模、办展的初步预算成本(如:展台建造、交通运输、附属材料、招商、宣传费用等等)...

  1. 一、先要做好办展前的预备工作。

    需要了解主办方与此次展会涉及的单位与部门、展会是多大规模、办展的初步预算成本(如:展台建造、交通运输、附属材料、招商、宣传费用等等)、确定展会的地点以及办展时间等等,有必要的话还需进行市场调研,提前了解一下行业的市场发展如何并做出分析与预测,再一一做好记录比较有利于接下来制定各个计划与设计好展会的主题。

     
 

二、制定招展与现场管理等计划,并设计制定好展会主题。

需根据展会的实际情况制定一个招展与进程计划,这样可以使展会进程变得更加顺利、也有助于合理安排展会召开时间,而制定好现场管理计划主要是为了在开展期间维持好馆内秩序、避免发生其他意外,除此之外还需要设计制定出一个思路鲜明、通俗易懂的切合展会内容的主题,另外还要做好宣传推广工作,以此来吸引参展方与客户的注意,这点也比较重要。

 
 

三、开展前需安排并分配好服务工作人员。

首先要挑选并分配好在开展期间做前台与场地接待、酒店接待、交通运输、现场协调管理等工作的人员,在开展前先要训练好员工、挑起员工工作的积极性,避免在开展期间因服务人员的失误导致发生意外,另外还需要提前制作好详细全面的参展说明书,其中包括写有参展规则的说明、展会主题介绍、展会地点与召开时间等必要内容,在正式开展前发放给参展商与观众,以作指引作用。

 
 

四、完成展会布景工作并安排场地面积。

展会布景最好要有创意,且颜色设计等细节方面尽量换新,要达到吸引参展者眼球与注意力的目的,展会场地的也要根据其面积大小做合理安排,这些工作完成后还需在开展前检查确定场馆内所有例如交通、娱乐等设施是否齐全且能正常运行,再检查水电供应方面是否正常、展会场馆内卫生方面是否合格,以达到万无一失的目的。

 
 

五、确定参加展会与开幕式的嘉宾并发放邀请函。

确定一遍要参加展会及开幕式的参展商、新闻媒体记者、贵宾与观众等人员的名单,然后将展会的邀请函寄给招展对象,接着确定展会布展工作与场地搭建工作完成后,在开幕式开始前审核一下主持人与嘉宾的讲话内容稿,避免开幕式召开时出现差错,等短暂的开幕式结束后,带领参展嘉宾与讲解人员进入展馆内即可。

 
 

六、在展会召开期间需做好统计人数与成交额的工作。

在展会顺利召开期间要统计一下参观展会的人数并进行分类,再统计一下办展的支出成交额,做好协调工作并根据参展者的身份定时发放展会会刊与广告赠品等,积极为企业服务,最后再认真听取参展方代表对于展会的意见建议等,吸取经验并分析思考下次举办展会并进行策划时该如何做出改进。

 
 

七、展会结束时要维护保持好馆内秩序。

如果参展人数很多的话,那么需要要求服务工作人员在撤展时提前通知并组织安排参展人员依照先后顺序安全有序地离开,还需维护好馆内秩序避免发生事故,然后清理好参展品并将其交给参展商妥善保管,记录参会信息,最后让工作人员将展台拆除、做好清扫卫生的工作,检查确定一切展会结束的清理工作做好后即可。

 
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八、最后写一份展会结束后的会后总结。

做好会后总结工作比较有利于下次合理办展,其中包括举办展会的可行性报告、展会筹备情况及进程、展会主题与内容等各方面的评估等等,再思考一下此次展会在哪方面具备优势、哪方面有考虑不周与该改进的地方等等,另外下次邀请企业与参展商参加展会时,还可参考一下本次会后总结与之前记录下的参会信息。

 
 

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